הנחיות לעובדים בחברה או בעסק לגבי נוהל רישום תקבולים – בהתייחס לחוק צמצום השימוש במזומן- חוזר פברואר 2019

נוהל זה נועד לתת הנחיות והוראות לכל עובד בחברה/בעסק בדבר אופן ומועד רישום התקבולים המתקבלים בעסק, מלקוחות. לרבות, תקבולים מספקים או אחרים. בכל עסקה שסכומה עולה על 11,000 ש"ח, אסור לקבל מזומן (בש"ח או במט"ח) בסכום העולה על 10% משווי העסקה, או על 11,000 ש"ח משווי העסקה, כנמוך ביניהם.

1. נוהל זה נועד לתת הנחיות והוראות לכל עובד בחברה/בעסק בדבר אופן ומועד רישום התקבולים המתקבלים בעסק, מלקוחות. לרבות, תקבולים מספקים או אחרים (החזר).
2. חובה להוציא שובר קבלה על כל תקבול המתקבל בעסק במזומן או בשיקים או בשווה כסף, מיד עם קבלת התקבול ולפני כל פעולה אחרת.
3. קבלה יש להוציא גם מחוץ למקום העסק, אם נהוג לקבל תקבולים לעסק גם מחוץ למקום העסק (כגון: ע"י סוכן מכירות, או מנהל הנוהג לעבור בין לקוחות לצורך גבייה).
4. מובהר כי המונח "תקבול", כולל: מזומן, שיקים דחויים, שיקים לביטחון, שיקים לפיקדון, כרטיס אשראי, נכס שווה כסף (מלבד שיקים לפקודת אדם אחר שאינו המעסיק).
5. חובה להוציא קבלה בנפרד בגין כל עסקה. הקבלה תופק מהתוכנה של העסק, או תירשם בקבלה ידנית ממוספרת מראש (לרבות קבלה ידנית כשהתוכנה להפקת קבלות אינה תקינה או בעת הפסקת חשמל).
6. בקבלה יש לפרט את שם הלקוח המשלם, מענו (ככל שידוע) ומספר זהותו (ככל שמדובר בתקבול מלקוח עסקי). ככל שהמשלם אינו הלקוח, יצוינו פרטי המשלם ופרטי הלקוח בעבורו שולם התשלום.
7. בקבלה יש לפרט את סכום התקבול ואת מהות התקבול, צורת התקבול: במזומן, או בשיקים או בכרטיס אשראי או אחר (בקבלה יפורטו מספר השיק ופרטי חשבון הבנק ממנו השיק משוך. ככל שמדובר בשיק מוסב – יש לציין את פרטי האדם שהסב את השק ואת מספר זהותו. יש לשים לב כי ככלל מותרת הסבה פעם אחת בלבד).
8. בכל עסקה שסכומה עולה על 11,000 ש"ח, אסור לקבל מזומן (בש"ח או במט"ח) בסכום העולה על 10% משווי העסקה, או על 11,000 ש"ח משווי העסקה, כנמוך ביניהם.
9. יש לתת את מקור הקבלה למשלם, בטרם יציאתו ממקום העסק.
10. התקבולים שהתקבלו, יישמרו אך ורק במקום העסק, עד הפקדתם לחשבון הבנק העסקי.
11. ככל שתתקיים ביקורת של מבקרי מס הכנסה או מע"מ בעסק, יש להודיע מיידית למנהל האחראי, לפני מסירת מידע כלשהוא למבקרים.
12. אני מאשר/ת כי הבנתי את התוכן של נוהל זה, וכי ניתנו לי כל ההבהרות שביקשתי לגביו ואני מתחייב לפעול אך ורק לפי נוהל זה.
13. אני מאשר/ת כי הפרה של נוהל זה, מהווה הפרת משמעת חמורה כלפי המעסיק, והיא עלולה להביא לגרום נזק חמור למעסיק, אשר אני עלול להיתבע באופן אישי בגינו ואף לגרום להפסקת עבודתי בחברה/בעסק.
14. הנני מאשר/ת כי חשיבות קיום הנוהל ברורה לי לחלוטין ולראיה הנני בא/ה על החתום:

*© כל זכויות היוצרים לגבי הנוהל – שמורות לעו"ד ורו"ח רמי אריה – מומחה למסים, www.ralc.co.il