- מועד הספירה
לתאריך 31.12.18 עליכם לערוך ספירת המלאי. אם לא ניתן לספור את המלאי בתאריך שצוין ניתן יהיה לערוך את הספירה בתאריך הסמוך ככל האפשר ליום זה עד 10 ימים לפני או אחרי התאריך, אך במקרה כזה עליכם לערוך מראש את כל הסידורים הדרושים לתאום כמותי בין רשימות המלאי בתאריך הספירה ובין רשימות המלאי הסופיות שתערכנה בכל מקרה ליום המאזן דהיינו – 31.12.18.
- עריכת הספירה
רשימות המלאי צריכות לכלול את כל הטובין שבבעלותכם או ברשותכם.
טובין השייכים לאחרים ונמצאים ברשותכם ירשמו בנפרד. כמו כן עליכם לערוך רשימת הטובין שבבעלותכם והנמצאים, בתאריך הספירה, אצל אחרים (סחורה שנשלחה לעיבוד, טובין במחסני ערובה, סחורה בדרך וכו'). גיליונות הספירה צריכים להיות ממוספרים מראש במספר עוקב וחתומים על ידי הסופר. בראש כל גיליון יצוין תאריך הספירה ומקום אחסון הטובין. יש לערוך הרשימה ב- 3 עותקים לפחות.
הרשימות יכללו לפחות פרטים אלה:-
תיאורם של הטובין באופן המאפשר זיהוי סוגם.
מצבם, אם אינו תקין (מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכד').
היחידה לפיה נמדדת הכמות (ק"ג, מטרים וכד').
הכמות (מספר היחידות כאמור לעיל).
רצוי להשאיר מקום ל2- טורים נוספים שימולאו במועד מאוחר יותר והם: מחיר היחידה ושווי כולל (מספר היחידות מוכפל במחיר).
תוצרת בעיבוד (מלאי בתהליך אשר טרם הושלם ייצורו) תירשם תוך ציון שלב העיבוד במועד הספירה. מומלץ כבר סמוך למועד הספירה לבצע הערכה של התשומות שהושקעו בתוצרת בעיבוד (חומרי גלם, כח אדם וכו').
האחראי על הספירה יחתום בסוף כל גיליון ויציין את שמו המלא.
לתשומת לבכם, נציג ממשרדנו יבקר במקום העסק בשעת הספירה או בסמוך אליה. נבקשכם לוודא כי הנ"ל ייקח עימו העתק אחד מגיליונות הספירה. נא להודיענו על מועד הספירה לצורך תיאום הביקור.
- חישוב שווי המלאי
את חישוב השווי ניתן לעשות במועד מאוחר יותר. בחישוב השווי אין לכלול טובין שאינם שייכים לכם (כגון טובין שנמכרו לפני תאריך המאזן) אך יש לכלול אלה הנמצאים ברשותם של אחרים והשייכים לכם.
השווי יחושב בדרך כלל לפי העלות (לא כולל מע"מ) אך במקרה של טובין שאינם תקינים (ראה לעיל), או שמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות, יחושב השווי לפי ערך המימוש הנקי והדבר יודגש ברשימה תוך ציון בסיס החישוב. העלות תחושב לפי שיטת "פיפו" (נכנס ראשון יוצא ראשון) או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קנית הסחורה. כלומר בחישוב העלות יש להתייחס לעלות פריטי המלאי על פי חשבוניות הספק האחרונות.
במקרה של מלאי תוצרת בעיבוד, פרויקטים בביצוע שטרם הושלמו ומוצרים מוגמרים שמיוצרים או מעובדים בעסק יש לכלול בשווי המלאי את עלות חמרי הגלם ועלות התשומות הנוספות (כח אדם וכו') שהושקעו בו. במקרה של ספק או בעיות כלשהן בחישוב השווי נבקשכם להודיענו על כך. רשימות המלאי יסוכמו בנפרד לפי הקבוצות כגון: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.
אם החישוב בעצמו נעשה שלא על גבי גיליונות הספירה המקוריים יש לדאוג לסימול שיאפשר השוואה בין רשימות הספירה לבין רשימות השווי הסופיות.
- שמירת הרשימות
רשימות הספירה המקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות ויש לשמרן במשך שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה, הכל לפי המאוחר יותר.
פקידי השומה נוהגים לדרוש לפעמים רשימות של ספירת מלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרים כאלה עליכם להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה, העתק אחד מרשימות הספירה המקוריות בלי להמתין לחישוב השווי.
- העברת עותקים למשרדנו
עם גמר הספירה יש להעביר למשרדנו עותק מלא של רשימות הספירה (זאת במידה והעותק שנלקח ע"י נציגנו אינו מכיל 100% מהספירה).